W niniejszej instrukcji przygotowaliśmy opis procesu migracji. Poniższy spis treści umożliwi Ci sprawne przełączanie się między poszczególnymi zagadnieniami.
I. Dlaczego mogę się migrować?
II. Na czym polega migracja z oprogramowania Symfonia MKP do systemu Symfonia eBiuro?
III. Do kogo jest skierowana niniejsza instrukcja?
V. Jak wykonać synchronizację?
VI. Jak wykonać migrację firm obsługiwanych?
VII. Dokładny zakres danych przenoszony do aplikacji Symfonia eBiuro
I. Dlaczego mogę się migrować?
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów, wdrażamy nową generację programu Symfonia, w związku z czym niektóre wersje desktopowe (w tym Symfonia Start 2.0 Mała Księgowość, w skrócie Symfonia MKP) przestaną być wspierane. Szczegółowe informacje w tym zakresie znajdują się na stronie https://symfonia.pl/przejdznaebiuro
W celu zachowania ciągłości pracy proponujemy automatyczne założenie profilu firmy w aplikacji Symfonia eBiuro.
II. Na czym polega migracja z oprogramowania Symfonia MKP do systemu Symfonia eBiuro?
Migracja polega na:
- założeniu konta dla firmy w systemie Symfonia eBiuro (o ile konto nie zostało już wcześniej zarejestrowane)
- założeniu konta użytkownika który będzie logował się do firmy
- przeniesieniu danych (m.in. kontrahentów).
III. Do kogo jest skierowana niniejsza instrukcja?
Instrukcja opisuje proces migracji dla biura rachunkowego (dalej: BR) które obsługuje swoich Klientów w MKP.
IV. Jak wykonać migrację BR?
1. Uruchom MKP i zaloguj się na profil BR.
2. W prawym górnym rogu ekranu kliknij w przycisk Migracja do wersji online.
3. W oknie dialogowym kliknij przycisk Załóż profil firmy w Symfonia eBiuro.
4. Na formularzu zakładania profilu firmy wybierz typ profilu Biuro Rachunkowe, a następnie podaj e-mail oraz hasło którymi chcesz się logować do wersji online.
Wymagania co do hasła:
- nie może być powtórzeniem adresu e-mail.
- maksymalna liczba znaków: 24.
- minimalna liczba wymaganych znaków: 8.
- musi zawierać wielką literę.
- musi zawierać małą literę.
- musi zawierać cyfrę.
- musi zawierać znak specjalny.
- nie może zawierać znaków | ; < >
Po wpisaniu adresu e-mail oraz hasła spełniającego powyższe warunki kliknij przycisk Załóż profil firmy w Symfonia eBiuro.
5. Rozpocznie się proces tworzenia profilu firmy w aplikacji eBiuro
6. Po przeniesieniu danych wyświetli się ekran informujący, że profil firmy w systemie Symfonia eBiuro został założony.
Z poziomu tego ekranu możemy za pomocą dostępnych linków:
- przejść do strony logowania systemu Symfonia eBiuro (https://apps.symfonia.pl/auth/login)
- wykonać synchronizację bazy kontrahentów
- zobaczyć szczegółowy zapis logów, logi są potrzebne wyłącznie przy diagnozowaniu ewentualnych problemów z migracją
Proces migracji zakończył się SUKCESEM.
Od tego momentu możesz logować się do systemu eBiuro z adresu https://apps.symfonia.pl/auth/login
UWAGA. Jeżeli firma, którą chcesz migrować już istnieje w bazie systemu eBiuro (dotyczy to także firm rejestrowanych w portalach: szybkafaktura.pl oraz skanuj.to które aktualnie również wchodzą w skład Symfonii), wówczas migracja się nie powiedzie. System wyświetli następujący komunikat.
W takim przypadku nowe konto nie zostanie zarejestrowane w systemie Symfonia eBiuro. Do pracy w systemie online zostanie wykorzystane już istniejące konto, w tym celu niezbędne będzie wykonanie synchronizacji. Więcej informacji dot. synchronizacji znajdziesz w kolejnym punkcie instrukcji.
V. Jak wykonać synchronizację?
Aby przeprowadzić synchronizację w systemie eBiuro muszą już być założone: firma oraz konto użytkownika.
Przy synchronizacji są możliwe dwa scenariusze:
- scenariusz 1 - pomyślnie wykonałeś migrację i chcesz uzupełnić dane w systemie online
- scenariusz 2 - lub jeżeli podczas migracji okazało się, że twoja firma jest już w bazie systemu Symfonii eBiuro i chcesz przesłać dane z MKP
Przejdź poniższe kroki jeżeli realizujesz scenariusz 1:
1. Na ekranie podstawowym (bezpośrednio po uruchomieniu migratora, po udanej migracji) kliknij link Synchronizuj kartoteki kontrahentów i produktów
2. Migrator automatycznie rozpocznie synchronizowanie danych. Na tym etapie będzie widoczny pasek postępu procesu synchronizacji.
Po zakończeniu okno wyłączy się, a dane będą już dostępne w Symfonii eBiuro.
Proces synchronizacji zakończył się SUKCESEM.
Przejdź poniższe kroki jeżeli realizujesz scenariusz 2:
1. Na ekranie podstawowym (bezpośrednio po uruchomieniu migratora) kliknij link Zaloguj się
2. W kolejnym ekranie podaj adres e-mail oraz hasło którymi rejestrowałeś się w Symfonii eBiuro oraz kliknij przycisk Zaloguj się do profilu firmy w Symfonia eBiuro
Jeżeli dane do logowania będą prawidłowe, to dane zostaną zmigrowane.
Proces synchronizacji zakończył się SUKCESEM.
Jeżeli dane do logowania będą nieprawidłowe, to zostanie wyświetlony poniższy komunikat.
VI. Jak wykonać migrację firm obsługiwanych?
Jeżeli jako BR masz już założony profil firmy w Symfonii eBiuro, wówczas możesz założyć profile firm dla swoich Klientów.
W tym celu skorzystaj z modułu integracji OCR (tzw. konektora).
Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, która umożliwią Ci sprawne przeprowadzenie tego procesu:
- pobierz i zainstaluj konektor -> szczegóły po kliknięciu w link
- zaloguj się do konektora -> szczegóły po kliknięciu w link
- dodaj integrację z MKP -> szczegóły po kliknięciu w link
- załóż profile firm dla swoich Klientów -> szczegóły po kliknięciu w link
Przy zakładaniu każdej firmy jest wykonywana automatycznie pełna synchronizacja (pobranie z MKP do Symfonii eBiuro danych kontrahentów, rejestrów, kategorii księgowych).
Jeżeli w przyszłości zajdzie potrzeba ponownej synchronizacji danych firmy, wystarczy wykonać ją także przez konektor -> szczegóły po kliknięciu w link
UWAGA. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub problemy to zapraszamy do kontaktu z dedykowanym do migracji Zespołem Wsparcia Technicznego Produktu tel. 22 455 56 33.
VII. Dokładny zakres danych przenoszony do aplikacji Symfonia eBiuro
Dane BR:
-
Nazwa firmy
-
Adres (ulica, nr domu, lokalu)
-
Miejscowość
- Kod pocztowy
-
NIP + prefix
-
Sposób prowadzenia księgowości (KPiR/ryczałt)
-
Czy firma jest płatnikiem VAT (tak/nie)
-
Jeżeli jest płatnikiem VAT to jaki jest okres rozliczania VAT (miesięcznie/kwartalnie)
-
Jaki jest okres rozliczania podatku dochodowego (miesięcznie/kwartalnie)
- Czy rozlicza się wg metody kasowej -> ten parametr trzeba samodzielnie ustawić w Symfonii eBiuro
Dane firmy Klienta:
-
Nazwa firmy
-
Adres (ulica, nr domu, lokalu)
-
Miejscowość
- Kod pocztowy
-
NIP + prefix
-
Sposób prowadzenia księgowości (KPiR/ryczałt)
-
Czy firma jest płatnikiem VAT (tak/nie)
-
Jeżeli jest płatnikiem VAT to jaki jest okres rozliczania VAT (miesięcznie/kwartalnie)
-
Jaki jest okres rozliczania podatku dochodowego (miesięcznie/kwartalnie)
- Czy rozlicza się wg metody kasowej -> ten parametr trzeba samodzielnie ustawić w Symfonii eBiuro
Dane użytkownika wykonującego migrację:
- Imię i nazwisko (czyli imię i nazwisko użytkownika Admin programu, jeśli jest określone)
- rola: właściciel (jest to zakres uprawnień w systemie eBiuro, osoba wykonująca migrację automatycznie otrzymuje najwyższe uprawnienia, czyli rolę właściciel)
- adres e-mail (podany w oknie migracji)
- hasło (podane w oknie migracji)
Uwaga: Użytkownicy na profilach Klientów nie są zakładani. Użytkownika takiego dodaje pracownik BR po zalogowaniu do Symfonii eBiuro na profil konkretnej firmy.
Dane kontrahentów:
- NIP / PESEL
- Nazwa firmy
- Adres (ulica, nr domu, lokalu)
- Kod pocztowy
- Miejscowość
- Akronim
Uwaga: W systemie Symfonia eBiuro rozróżniamy dwa typy kontrahentów: firmy oraz osoby fizyczne.
Każdy kontrahent zmigrowany będzie traktowany jako firma.
Rejestry (pobieranie tych danych wykonuje wyłącznie konektor):
- Nazwa
- Typ rejestru (sprzedaż/zakup)
Kategorie księgowe (w Symfonii eBiuro ich nazwa to 'Kategorie księgowe')
- Nazwa
- Typ (przychody/koszty)
- Kolumna KPiR
- Sposób rozliczania podatku dochodowego
- Sposób rozliczania podatku VAT