Dotyczy produktów: Symfonia eBiuro, szybkafaktura.pl
W tej instrukcji znajdziesz informacje, jak przygotować dokumenty do przetwarzania przez OCR oraz jakich błędów unikać, aby uzyskać jak najlepsze wyniki rozpoznawania danych.
Prawidłowe przygotowanie dokumentów do OCR
Aby uzyskać najlepsze rezultaty podczas odczytywania danych przez OCR, zadbaj o odpowiednie przygotowanie dokumentów przed ich dodaniem do systemu.
Faktury mogą być dostarczone w formie:
- elektronicznej
- papierowej.
Dokumenty elektroniczne zapisane w formacie PDF są gotowe do dodania do OCR.
W przypadku dokumentów papierowych wykonaj skan. Możesz zeskanować:
- każdą fakturę do osobnego pliku
- wiele faktur do jednego pliku.
Podczas skanowania zwróć uwagę na poniższe zalecenia:
- wykonaj skan czarno-biały lub w odcieniach szarości
- ustaw rozdzielczość skanowania na 200 dpi lub 300 dpi
- korzystaj z automatycznego podajnika dokumentów, jeśli jest dostępny. Dokumenty skanowane bezpośrednio z szyby skanera mogą być lekko przekrzywione, co utrudnia ich odczyt
- zadbaj, aby rozmiar pliku nie przekraczał 50 MB
- zadbaj, aby dokument nie zawierał więcej niż 50 stron
- zapisuj dokumenty w obsługiwanych formatach: PDF, JPG, PNG lub TIFF.
Ważne!
Im lepsza jakość skanu, tym większa skuteczność rozpoznawania danych przez OCR.
Najczęściej popełniane błędy podczas przygotowywania plików
Poniżej przedstawiono najczęstsze problemy wpływające na skuteczność odczytu danych.
Ucięta część dokumentu
Dokument powinien zawierać pełną treść faktury. Ucięte fragmenty mogą uniemożliwić poprawne odczytanie danych.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Obrócony dokument
Zadbaj, aby dokument był zeskanowany prosto. Obrócone strony utrudniają rozpoznawanie tekstu.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Niska jakość skanu
Niewyraźny lub rozmazany skan może znacząco obniżyć skuteczność odczytu danych.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Elementy zasłaniające dokument
Unikaj, aby dodatkowe elementy, np. spinacze, zszywki, ślady dziurkacza, pieczątki, doklejane karteczki, odręczne notatki, nie były umieszczane na istotnych danych faktury.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Zniszczone dokumenty i zbyt wysoka rozdzielczość
Uszkodzone dokumenty mogą zostać nieprawidłowo odczytane przez OCR. Nie należy również ustawiać zbyt wysokiej rozdzielczości skanowania. Zalecane ustawienie to 200 dpi lub 300 dpi. Wyższa rozdzielczość może uwidocznić zagniecenia, przebicia oraz inne elementy utrudniające odczyt.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Dokument zawierający pismo ręczne
OCR nie rozpoznaje pisma odręcznego.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Kilka paragonów na jednej stronie
Każdy paragon lub faktura powinny znajdować się na osobnej stronie lub w osobnym pliku. OCR nie rozdziela wielu dokumentów znajdujących się na jednej stronie.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Zdjęcia zawierające dodatkowe przedmioty
Jeżeli dodajesz zdjęcie dokumentu, zadbaj o to, aby na fotografii widoczny był wyłącznie dokument. Unikaj zdjęć, na których oprócz faktury widoczne są inne przedmioty, np. elementy biurka, kubki, telefony czy dokumenty niezwiązane z fakturą.
Kliknij w obraz, aby powiększyć Jeden dokument w wielu plikach
Jeden dokument powinien być zapisany w jednym pliku. Jeśli jego strony zostaną dodane w oddzielnych plikach, konieczne będzie ręczne scalanie dokumentu na etapie weryfikacji.
Dodawanie zbędnych załączników
Do OCR warto dodawać wyłącznie dokumenty, które mają zostać odczytane. Jeżeli do faktury dołączone są dodatkowe załączniki, np. umowy, protokoły lub rozliczenia, a nie są one potrzebne w systemie, pomiń je podczas skanowania. Dzięki temu proces rozpoznawania danych będzie szybszy i bardziej efektywny.