Dotyczy produktów: Symfonia eBiuro, szybkafaktura.pl
Funkcja OCR umożliwia odczytywanie danych z dokumentów i przypisywanie ich do odpowiedniej firmy. Jeżeli masz dostęp do wielu firm, np. jako właściciel kilku działalności lub pracownik biura rachunkowego, możesz dodawać dokumenty do OCR dla każdej z nich.
W tej instrukcji znajdziesz informacje, jak działa automatyczne przenoszenie dokumentów między firmami oraz jak włączyć tę funkcję.
Włączanie automatycznego przenoszenia dokumentów
Jeżeli dokument zostanie dodany na niewłaściwej firmie, system może automatycznie przenieść go do firmy, której numer NIP został rozpoznany na dokumencie.
Aby włączyć tę funkcję, wykonaj poniższe kroki.
- Zaloguj się do programu Symfonia eBiuro/szybkafaktura.pl.
- Kliknij w ikonę awatara w prawym górnym rogu i wybierz Dane i ustawienia.
- Kliknij w pozycję Rozpoznawanie dokumentów.
- Ustaw dla opcji Automatycznie przenoś dokument na powiązaną firmę wartość Tak.
- Kliknij przycisk Zapisz.
Po przetworzeniu dokumentu przez OCR system analizuje numery NIP znajdujące się na dokumencie.
Jeżeli:
- numer NIP nie należy do aktualnie wybranej firmy,
- numer NIP odpowiada innej firmie, do której użytkownik ma dostęp,
system może automatycznie przenieść dokument do właściwej firmy.
Ważne!
Funkcja jest domyślnie włączona dla nowych firm.
Ustawienie jest zapisywane oddzielnie dla każdej firmy.
Jeśli opcja Automatycznie przenoś dokument na powiązaną firmę jest wyłączona, dokumenty nie będą automatycznie przenoszone między firmami.
Wykorzystanie funkcji przez biuro rachunkowe
Biuro rachunkowe obsługujące klientów w Symfonia eBiuro może dodawać dokumenty do OCR:
- po zalogowaniu bezpośrednio na firmę klienta,
- z poziomu głównego konta biura rachunkowego.
W drugim przypadku dokumenty mogą zostać automatycznie przekazane do właściwych firm klientów na podstawie numerów NIP rozpoznanych przez OCR. Dzięki temu nie ma potrzeby przełączania się pomiędzy firmami podczas dodawania dokumentów.
Warto regularnie sprawdzać dokumenty znajdujące się na koncie głównym biura rachunkowego. Jeśli OCR nie rozpozna prawidłowo numeru NIP lub nie będzie w stanie jednoznacznie określić firmy, dokument nie zostanie automatycznie przeniesiony i pozostanie na firmie, na której został dodany.
Automatyczne przenoszenie dokumentów może znacząco usprawnić pracę z OCR, szczególnie w przypadku obsługi wielu firm jednocześnie.