Funkcja OCR umożliwia odczytywanie danych z faktur. Jeżeli jako Użytkownik systemu Symfonia eBiuro masz dostęp do wielu firm (np. jako przedsiębiorca prowadzący kilka działalności lub jako księgowy w biurze rachunkowym) to masz możliwość dodawania dokumentów do OCR do każdej z tych firm.
Co się stanie jeżeli dokument trafi do przetworzenia na niewłaściwej firmie?
Jeżeli na konkretnej firmie zostanie dodany dokument, OCR odczyta jego treść i okaże się, że żaden z numerów NIP nie pasuje do tej firmy, ale zgadza się z numerem NIP innej firmy do której dostęp ma Użytkownik dodający dokument, to system może taki dokument automatycznie przenieść na właściwą firmę. Aby tak się stało, należy:
- przejść do zakładki Ustawienia > Rozpoznawanie dokumentów
- w polu Automatycznie przeność dokument na powiązaną firmę wybierz opcję Tak
- potwierdź zmiany klikając przycisk Zapisz
Ważne:
- ta funkcja jest domyślnie włączona na każdej nowej firmie
- to ustawienie dotyczy każdej firmy z osobna
- jeżeli ta funkcja jest wyłączona, czyli jest ustawiona opcja nie to dokumenty nie będą przenoszone na inną firmę
Jak biuro rachunkowe może efektywnie wykorzystać powyższą funkcję?
Jeżeli jest biuro rachunkowe, które obsługuje swoich Klientów w Symfonii eBiuro, czyli każda z tych firm jest podpięta w systemie pod biuro rachunkowe, to księgowy może dodawać dokumenty do OCR
- bezpośrednio po zalogowaniu na konkretną firmę
- lub na koncie głównym, czyli na koncie biura rachunkowego
W tym drugim przypadku jak dokument zostanie przetworzony, to na podstawie odczytanych numerów NIP dokument zostanie automatycznie przeniesiony na właściwą firmę obsługiwaną. Dzięki temu księgowy nie musi na etapie dodawania dokumentów logować się na właściwą firmę, ale dodaje pliki do OCR wyłącznie na firmie głównej.
Warto zwracać na bieżąco uwagę, czy na koncie biura rachunkowego nie zostały jakieś nieprzeniesione dokumenty. Mogłoby się tak stać, jeżeli OCR nie rozpozna prawidłowo numerów NIP z faktury i system nie będzie wiedział na którą firmę przenieść dokument. Niemniej jednak warto przetestować powyższą funkcję dzięki której dodawanie dokumentów do OCR jest zdecydowanie szybsze.