Funkcja OCR umożliwia odczytywanie wszystkich pozycji z faktury. Jednak nie zawsze wszystkie pozycje są potrzebne w systemie. W takim przypadku możesz skorzystać z grupowania pozycji po stawce VAT. Grupowanie polega na sumowaniu wszystkich pozycji z konkretną stawką VAT i zastąpieniu tych wszystkich pozycji jedną - właśnie tą sumą.
Przykład: na fakturze jest 20 pozycji, przy czym część pozycji ma stawkę VAT 23% a część 8%. Dzięki grupowaniu na dokumencie pozostaną tylko dwie pozycje - jedna jako suma pozycji ze stawką 23% a druga jako suma pozycji ze stawką 8%.
Kiedy odczytywanie pozycji z faktury jest przydatne?
- jeżeli prowadzisz magazyn i na podstawie odczytanej faktury generujesz dokumenty magazynowe
- jeżeli korzystasz w systemie z raportów marżowych i zależy Ci na rejestrowaniu każdej operacji zakupu/sprzedaży
Kiedy odczytywanie pozycji jest zbędne?
- jeżeli twoje faktury mają wiele pozycji i rejestrujesz faktury wyłącznie po to aby je zaksięgować w systemie
- jeżeli nie prowadzisz magazynu i nie potrzebujesz historii produktów w systemie
Jak skorzystać z grupowania pozycji po stawce VAT?
- Funkcja jest dostępna na widoku weryfikacji w sekcji Produkty - w ten sposób można wywołać ręcznie grupowanie na poszczególnych dokumentach.
- W zakładce Ustawienia > Rozpoznawanie dokumentów można włączyć grupowanie jako domyślne ustawienie dla nowych dokumentów dodanych przez OCR, w ten sposób dla każdego dokumentu zostanie zastosowane grupowanie
Ważne:
- operacja grupowanie pozycji jest nieodwracalna, aby mieć dane ze wszystkich pozycji danego faktury trzeba dodać ją do OCR raz jeszcze, tym razem nie stusując grupowania
- jeżeli masz w systemie dostęp do wielu firm, to funkcję grupowania w ustawieniach włączasz osobno na każdej z nich